Cenários que
precisam de intervenção nem sempre
possuem tempo hábil para planejamento adequado. Se por acaso você teve
que tomar ações rapidamente sem planejamento, já sabe que gastará muito tempo
"reparando" erros de percurso, portanto, em qualquer situação, por mais urgente que
seja, é necessário um plano de ação.
Estabelecer onde
quer chegar e de que forma aumenta muito suas chances de ser bem sucedido.
Talvez mais
importante do que traçar um plano de ação, seja seguir este plano, quando você
não consegue cumprir o cronograma é porque alguma coisa saiu errado na
elaboração do mesmo.
Certa empresa gastou
quatro dias de reuniões exaustivas. O plano ficou pronto, quando iniciou-se a
execução tiveram de ser feitas diversas alterações, no decorrer do projeto
muitos imprevistos surgiram e por fim abandonaram o que haviam planejado e
começaram a agir reativamente, o resultado final foi um grande prejuÃzo financeiro
e clientes insatisfeitos.
Por que isso
aconteceu?
Falta de conhecimento especializado no tema e deficiência na coleta
de informações.
Temos disponÃveis
diversas metodologias para desenvolvimento de projetos, algumas simples outras
bem complexas, 3W, 5W, 5W2H e por ai vai,
acredito que não devemos ingressar na onda da burocracia, quanto mais
simples e objetivo mais facilmente será assimilado pela equipe.
Vou propor uma
metodologia diferenciada, descomplicada e prática, baseado na experiência com
cenários de missão crÃtica e a conhecida cobrança por resultados da diretoria.
Modelo
Oque
(Tarefa a ser realizada)
Quem
(Responsável pela tarefa)
Quando
(Determinar prazo inicial e final para conclusão da tarefa)
Como
(De que maneira será feito)
Status
(Definir se; Iniciado, Parado ou ConcluÃdo)
Detalhes
(Atualizar diariamente o andamento da tarefa)
Valor
(Definir o valor agregado a empresa, benefÃcios que a ação trouxe)
Você pode fazer o Download deste Modelo no link que compartilhei abaixo.
Dropbox - Modelo Plano de Ação
Roadmap Plano de Ação
Defina objetivos e alvos
Estabeleça
claramente onde quer chegar e quais metas deseja alcançar, mesmo que sejam
vários objetivos, tente resumir para facilitar a visualização da equipe.
Colete dados
Antes de iniciar a
construção do plano, reúna informações, muitas informações, sobre tudo que
envolve o projeto, até detalhes que parecem insignificantes podem trazer
grandes desdobramentos. Identifique
todas possibilidades que podem gerar erros e prepare um plano "B" ou
até "C".
Saiba sobre o local,
pessoas envolvidas, documentação, implicações legais, logÃstica, tempo estimado
para cada etapa, etc.
Elabore o plano
Antes da reunião
para criação do plano, divulgue entre os integrantes da equipe as informações
coletadas, peça que preparem sugestões, só
então reúna todos e passe para o papel .
então reúna todos e passe para o papel .
Após a criação e
aprovação do plano pela diretoria, divulgue as metas por toda empresa, todos
devem estar envolvidos e contribuir de alguma forma, mantenha-os atualizados do
progresso através de mural, informativo, etc.
Execute
Marque a data para
inicio do plano, se possÃvel faça um café da manhã ou algo semelhante para o
lançamento. Quanto mais atenção você conseguir mais pessoas estarão mobilizadas
para suas metas.
Extras
Monitore
Acompanhe
diariamente o progresso, peça relatório para todos envolvidos, o relatório faz
com que o funcionário se sinta na obrigação moral e profissional de apresentar
resultados visÃveis. Prepare um mural para que todos tenham visão ampla das
etapas concluÃdas e a concluir.
Motive
Faça um ranking dos
funcionários que se destacarem em suas tarefas, mostre a todos, promova e
incentive a superação.
Ao fim do projeto
colete os relatórios, faça pesquisas de satisfação apresente a diretoria o
resultado final. Compare o cenário antes e depois.
Arquive todo
material em DVD para posterior consulta.
"Projetos
conjuntos têm mais chance de sucesso quando se beneficiam de ambos os
lados." EurÃpedes
Sucesso!
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